Sie haben Ihren Gast vor der Anreise noch nicht erreicht? In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Gäste über Airbnb, Booking.com, Holidu und Vrbo vor der Ankunft kontaktieren, welche Kontaktdaten Ihnen je nach Buchungskanal angezeigt werden und was Sie tun können, wenn Ihr Gast nicht reagiert.

Gäste vor der Anreise kontaktieren mit Guest Messaging

Mit dem Feature Guest Messaging von Holidu bündeln Sie alle Gespräche mit Ihren Gästen an einem Ort. Das gilt unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihre eigene Website eingegangen ist. Guest Messaging ist in der Regel der schnellste und zuverlässigste Weg, um Ihren Gast vor der Anreise zu erreichen.

So greifen Sie auf Guest Messaging zu

• Öffnen Sie im Menü Nachrichten → Posteingang, um alle Unterhaltungen zu sehen.
• Alternativ öffnen Sie im Tab Buchungen die gewünschte Buchung und klicken in der Detailansicht auf den Nachrichtenlink. So gelangen Sie direkt zur Unterhaltung mit dem jeweiligen Gast.

Der KI-Assistent unterstützt Sie

Der KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet häufige Gästefragen automatisch, zum Beispiel zum Check-in, zur Ausstattung oder zur Anfahrt. Grundlage sind die Themen, die Sie unter Einstellungen verwalten festgelegt haben. Nachrichten werden außerdem automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt. Sie können jederzeit selbst in eine Unterhaltung eingreifen und festlegen, welche Themen der KI-Assistent übernimmt.

Welche Kontaktdaten sind je nach Buchungskanal sichtbar?

Guest Messaging funktioniert über alle Buchungskanäle hinweg. Ob zusätzlich Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Gastes angezeigt werden, hängt jedoch von der Buchungsquelle ab:

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo schützen die Plattformen die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes. Diese wird Ihnen erst angezeigt, wenn der Gast das Holidu-Anreiseformular ausgefüllt hat.

Hinweis für neue Gastgeber

Wenn Sie noch keinen ersten bestätigten Check-in abgeschlossen haben, werden die Kontaktdaten der Gäste bis zwei Tage vor dem Check-in ausgeblendet. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in gilt diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen nicht mehr.

Was tun, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen?

Wenn Ihr Gast nicht antwortet, empfehlen wir Ihnen folgende Schritte in dieser Reihenfolge:

1. Guest Messaging (Nachrichten → Posteingang): Dies ist unabhängig vom Buchungskanal immer der beste erste Schritt.
2. WhatsApp: Senden Sie eine kurze, freundliche Nachricht.
3. Anruf: Versuchen Sie es telefonisch, wenn Sie auf WhatsApp keine Antwort erhalten.
4. E-Mail: Haken Sie per E-Mail nach, sofern Sie eine Adresse haben.

Beispiel für eine freundliche Nachricht

Hallo [Name des Gastes], hier spricht [Ihr Name] von [Name der Unterkunft]. Ich wollte kurz Ihre voraussichtliche Ankunftszeit bestätigen. Bitte melden Sie sich, wenn Sie Zeit haben. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

Support kontaktieren

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über keinen der Kanäle eine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte über unser Kontaktformular an unser Support-Team. Dieses kann Ihnen helfen, die Buchungsdetails zu überprüfen und den Gast gegebenenfalls über den ursprünglichen Buchungskanal zu erreichen.

Best Practices: Kommunikationslücken vermeiden

1. Frühzeitig über Guest Messaging schreiben: Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Anreise schafft eine gute Basis und bestätigt die wichtigsten Details. Der KI-Assistent kann anschließende Rückfragen automatisch beantworten.
2. Anreiseinformationen rechtzeitig senden: Stellen Sie sicher, dass Gäste Check-in-Zeit, Standort und Zugangsdaten kennen. Erfahren Sie, wie Sie Anreiseinformationen hinzufügen.
3. Automatisierte Nachrichten nutzen: Die automatisierten Nachrichten von Guest Connect arbeiten mit Guest Messaging zusammen. Antwortet ein Gast auf eine geplante Nachricht, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen. Erfahren Sie mehr über automatisierte Nachrichten.
4. Self-Check-in anbieten, wenn möglich: So vermeiden Sie kurzfristigen Stress, falls die Kommunikation verzögert ist.
5. Ankunftszeit 2–3 Tage vorher bestätigen lassen: Eine kurze Nachricht sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Wichtiger Hinweis zu personenbezogenen Daten

Holidu ist nicht verpflichtet, personenbezogene Daten Ihrer Gäste in Ihrem Auftrag einzuholen. Wenn Sie diese Angaben für die Meldepflicht benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an Ihre Gäste. Bei weiteren Fragen erreichen Sie unser Support-Team jederzeit über das Kontaktformular.